De dagelijkse werkzaamheden met betrekking tot de inzet van vervangers en invallers is in handen van twee planners en een coördinator. Voor de registratie van de afwezigen en de planning van de vervangingen wordt gebruik gemaakt van de VervangingsManager.
Werkwijze aanvragen vervangingen
- Ziekmeldingen, verlofaanvragen en overige afwezigheid van leerkrachten en onderwijsassistenten verlopen via de directeur van de school en volgens de procedure van het betreffende bestuur.
- Via VervangingsManager geeft de directeur zo snel mogelijk aan dat hij of zij vervanging nodig heeft. De aanvragen worden dagelijks verwerkt.
Alle vervangingen moeten gemeld worden via de VervangingsManager, ook als er zelf al een oplossing is bedacht voor de betreffende vervanging(oplossing alleen na afstemming met P&O van het betreffende bestuur en coördinator en/of planners). - De planners matchen de aanvraag met een vervanger of een invaller uit een van de vervangingspools en verwerken dit in de VervangingsManager. Hierbij wordt rekening gehouden met de afspraken m.b.t. de inzet.
- De vervanger of de invaller krijgt via de app of per sms bericht over de inzet en bevestigt deze z.s.m.
- De directeur krijgt na een match bericht en kan via de VervangingsManager of de App zien wie er komt vervangen.
- De vervanger of invaller legt indien nodig zelf contact met de school om nadere afspraken te maken, maar ook de school kan hierover contact opnemen met de geplande vervanger of invaller.
- De vervanger of invaller streeft ernaar om minimaal een half uur voor aanvang van de werkzaamheden aanwezig te zijn.